Na een project van 6 maanden kunnen de collega's van het Nederlandse hoofdkantoor plaatsnemen op nieuwe flexwerkplekken in een volledig omgebouwde kantooromgeving, die gebouwd is voor de toekomst van werken en voldoet aan de eisen van vandaag en morgen. Evolve gaat in gesprek met Almer van Wensveen, project lead op deze verbouwing.
Waarom hebben jullie het kantoor vernieuwd?
De pandemie dwong ons om na te denken over de manier waarop we werken, ons kantoor moet dat reflecteren. Vervolgens vonden eigenlijk dat het kantoor niet meer paste bij de huidige eisen rondom hybride werken. In het veranderende bedrijf voelde het kantoor verouderd aan en voldeed het niet meer aan onze verwachtingen.
Dus zijn we aan de slag gegaan om het volledig te renoveren, de indeling te wijzigen en nieuwe meubels aan te schaffen- zodat we een ruimte creëren die aanspoort tot creativiteit, productiviteit ondersteunt en het team bij elkaar brengt.
Hoe heeft de pandemie het Nederlandse team geraakt en hoe jullie samenwerken?
Tijdens en sinds de pandemie zagen we de explosieve behoefte aan het inregelen van de hybride werken. Het gros van de medewerkers van bedrijven kwam niet meer op kantoor, maar ging thuiswerken. We hebben in deze periode veel klanten aangesloten op onze Unified Communications-oplossingen, zodat bedrijfsprocessen locatieonafhankelijk doorgang kunnen vinden. Volledige afdelingen mobiel bereikbaar maken- dat zijn voor ons mooie kansen.
Ook intern had dit uiteraard impact. Hybride werken was namelijk wel ingericht binnen Evolve, maar dit was nog erg ongebruikelijk. Slechts enkele collega's werkten met regelmaat vanuit huis. Toen we thuis kwamen te zitten, hebben we zoals vele bedrijven gerealiseerd dat de combinatie ook bijzonder goed werkbaar is. Dan kom je erachter dat je kantoor niet meer past bij je werkwijze. Dit hele proces heeft ons doen besluiten dat drie verdiepingen in dit pand wel ruim te veel was. Dan ga je radicaal downsizen: We hebben dit rigoureus aangepakt en de helft van ons pand afgestoten.
Waarom voldeed het kantoor niet meer?
De eisen op kantoor waren niet echt veranderd, maar de manier waarop mensen werken wel. Wat je nu ziet is dat mensen niet meer zomaar naar kantoor afreizen- hier moet een aanleiding voor zijn. Hiermee blijft de mogelijkheid om thuis te werken een belangrijke eis voor werknemers. Werk en privé zijn gemengd, er is niet langer een formele 'harde scheiding'. Dit heeft invloed op de inrichting van een kantoor. We probeerden om precies dat zo goed mogelijk te faciliteren. De nieuwe ruimte biedt een geweldige sociale ruimte voor het team om te ontspannen en bij te praten, maar ook een meer formele ruimte voor vergaderingen, telefoongesprekken en concentratieplekken.
Er waren in de vorige inrichting al een aantal irritaties waar we al langer tegenaan liepen. Het kantoor was bijvoorbeeld akoestisch niet goed: dit heeft invloed op hoe goed collega's zich kunnen concentreren. Ook miste een gezellige gezamenlijke ruimte, was het pand in het algemeen verouderd en daardoor niet echt sfeervol of uitnodigend. We hebben met behulp van een projectgroep alle eisen en wensen geïnventariseerd. In die projectgroep zaten Wietse, Jaap, Nikki, Ellen en Coen. Maar er hebben nog veel meer collega's bijgedragen! Iedereen is meer dan bereid geweest om te helpen.
Hoe hebben jullie dit aangepakt?
We wilden natuurlijk bovenstaande onderdelen aanpakken, maar ook het kantoor weer een mooi visitekaartje voor Evolve laten zijn. Zowel voor klanten, als medewerkers. We hebben een ruimte nodig die ons bedrijf representeert: modern, verzorgd, gestructureerd, maar ook niet te sjiek: we blijven immers met beide benen op de grond staan. Een prettige plek om te ontmoeten en samen te komen. Zulke dingen maken dat je trots kunt zijn op Evolve als het bedrijf waar je voor werkt. Dat collega's graag anderen dit kantoor laten zien.
Op basis van deze visie maakten we een moodboard, waarin onze gezamenlijke smaak en wensen terugkwam. Met behulp van dit moodboard gingen we in gesprek met een interieurontwerpster. Deze heeft ons moodboard, sfeer en ideeën vertaald naar een passend ontwerp en investeringsvoorstel. Dit ontwerp was eigenlijk al een mooi eerste schot voor de boeg, waar we vervolgens op hebben voortgeborduurd met onze wensen rondom akoestiek, materiaal- en kleurgebruik. Nu moet ik zeggen dat doordat de eerste indeling al op de goede weg zat, we vanaf dat punt veel op detailniveau hebben kunnen spelen en aanpassen.
Vervolgens zijn we op basis van de offerte aan de slag gegaan met de projectinrichter, die heeft de verbouwing verder voor ons verzorgd. In totaal heeft het project zo'n 6 maanden geduurd, de verbouwing was met een paar weken al gereed.
Mooi geworden zeg! Het Nederlande team is erg te spreken over de nieuwe ruimte.
Vind ik ook! De kleinere oppervlakte zorgt ervoor dat de collega's die op kantoor zijn, elkaar makkelijker kunnen 'vinden'. Dit creëert betrokkenheid tussen collega's en afdelingen. Een bedrijf met open deur, waar de collega's makkelijk contact met elkaar kunnen vinden! De kantine fungeert hierin als multifunctionele ruimte: Dit is natuurlijk de plek waar we lunchen, maar ook kunnen werken, overleggen en ontspannen. Bijvoorbeeld door het barretje, de huiskamer en natuurlijk het dartboard. Voor wat betreft bureaus: Dat zijn er in totaal 25, allen flexibel. We hebben ergonomische werkplekken om bijvoorbeeld staand te kunnen werken, en een stilteruimte voor collega's die zich tijdelijk willen afzonderen.
Dit is een spannende tijd voor Evolve IP Nederland. Nu met een moderne, positieve ruimte die past bij het team en de toekomst!
